La gestion d’une association est une grande responsabilité qui exige de nombreuses heures de travail et de nombreuses compétences. En effet, il vous faut gérer à peu près toutes les branches de l’association soit l’humain, les finances, le matériel, l’administratif et au-dessus de tout cela l’aspect légal de chacune de vos actions. Lorsque vous proposez en plus des activités, vous devez à côté de tout cela gérer les inscriptions, la communication autour, etc…

Dis comme ceci, oui cela peut paraître impossible, mais ensemble nous allons parcourir chaque point et vous donner des astuces pour y arriver.

La constitution de votre association

Lorsque vous créer une association, le choix de la forme de constitution est primordial. En effet, en fonction du choix effectué, vous serez soumis à différentes obligations. Il existe plusieurs formes d’associations :

• Les associations de loi 1901 : C’est la forme la plus répandue car l’association est déclarée à la préfecture mais aussi sa création est publiée au journal officiel. L’association peut donc agir en justice, ouvrir un compte bancaire, avoir un local où se réunir avec ses membres, etc.
• Les associations avec agrément : Ce sont des associations de loi 1901 ayant obtenu leur agrément de la part de l’Etat qui reconnaît leur engagement dans un domaine qui répond à un objectif d’intérêt général.
• Les associations de faits ou non déclarés : Ce sont des formes d’associations dotés de statuts organisant leur fonctionnement mais qui n’ont pas été déclaré à la préfecture par les fondateurs. Ce type d’association a de nombreuses contraintes dont le fait qu’elles ne sont pas habilitées à passer des contrats, ne peuvent pas contracter de prêt bancaire en leur nom, etc.
• Les associations d’utilité publique : Ce sont des associations ayant été reconnues d’utilité publique par décret lors d’un conseil d’Etat. Elles doivent pour cela respecter plusieurs règles parmi lesquelles la poursuite d’un but d’intérêt général.

La recherche des locaux

La recherche du local d’association est très importante pour votre association, car ce local est l’endroit où vos membres pourront se retrouver dans le cadre de vos activités. C’est donc un élément clé, qu’il faut choisir en pensant au bien-être de vos membres.

Il existe différents moyens pour les associations de trouver des locaux parmi ces solutions il y a :

• Le fait d’effectuer une demande auprès de la mairie de la ville à laquelle vous êtes rattaché ce qui pourrait vous permettre, si autorisation il y a, d’avoir accès à des locaux à titre gratuit
• La location d’un espace en fonction de votre budget, vous pouvez choisir de vous orienter vers de la sous-location ou la location complète d’une salle.

Vous devez garder en tête que vous avez la possibilité d’utiliser des locaux différents en fonction de vos activités et de vos besoins.

Le planning de vos activités

Dans la rédaction de votre projet associatif, il vous faudra décider du /des secteur(s) d’activité(s) sur lequel vous souhaitez travailler. Ce choix vous permettra de définir les activités qui seront présentes sur votre planning. Par exemple, une association de danse, proposera sûrement des cours et/ou stages de danse, zumba, salsa, etc.

Lorsque vous avez défini les différentes activités à proposer, vous devez maintenant établir un planning provisoire sur une saison entière. En effet, comme une entreprise, vous devez aussi prévoir à 95% les activités que vous souhaitez réaliser.

La gestion des professeurs et intervenants

Bien avant de se lancer dans le recrutement, il est important de définir les missions attribuées aux personnes à recruter. Ces fiches de postes, vous permettront de recruter les bonnes personnes et à celles-ci d’être entièrement consciente de vos attentes en ce qui les concerne.

Il est bien vrai que le principe d’une association repose sur le bénévolat et/ou le volontariat associatif, cependant selon la nature de ses activités et de ses besoins, elle peut décider de recruter des salariés.

Pour les trouver, vous pouvez passer des annonces sur les réseaux sociaux, vous renseigner auprès de la fédération rattachée à votre secteur d’activité, etc.

En ce qui concerne le recrutement de professeurs agréés, vous devrez établir un contrat de travail (freelance ou employé à temps plein) avec eux et discuter avec ceux-ci de la rémunération, mais aussi du planning des activités. En discutant du planning, des changements pourraient être effectués sur celui-ci.

Le recrutement terminé, il vous faut maintenant gérer vos professeurs au quotidien, cela passe par la gestion des plannings, du nombre d’heures réalisés, le suivi des listes de présence etc.

La budgétisation prévisionnelle des dépenses

Il n’est pas toujours simple de gérer les dépenses que pourrait avoir une association ou plus globalement une entreprise. Tenter de les gérer sans aucune prévision est une course sans obstacles vers un mur. Que ce soit pour une association naissante ou pour une association existante depuis de nombreuses années, la prévision budgétaire permet de connaître approximativement le montant total des dépenses à effectuer et donc de trouver le moyen de les couvrir.

Il est bien vrai qu’il y aura toujours des imprévus, mais, couvrir un maximum permet à l’association de mieux vivre.

Pour prévoir ses dépenses, il existe 2 possibilités : la première consiste à se baser sur les dépenses, c’est le moyen le plus répandu et la seconde sur les recettes prévisionnelles. Quelle que soit la méthode utilisée, vous devrez arriver à équilibrer vos recettes et dépenses.

Dans notre cas, nous développerons la première méthode. Pour ce faire, il est important de lister toutes les sorties d’argent possibles. Dans le cas d’une association, les sorties d’argent pourraient être :

• Les frais fixes (local, eau, électricité, …)
• Les charges salariales (salaires des professeurs, des dirigeants, etc.)
• Les frais variables (achat de matériel, déplacements, …)

Dans le cas d’une association déjà existante, celle-ci peut tout simplement utiliser l’expérience des exercices passés pour ses prévisions budgétaires. Une association naissante, quant à elle, se basera sur des coûts approximatifs et représentatifs de la réalité.

Je vous invite à le faire sur Excel, vous aurez une vision plus claire et plus détaillée de votre budget prévisionnel. Le but avec ce budget prévisionnel est de pouvoir connaître approximativement les recettes que vous devez réaliser pour couvrir vos charges.

La collecte de vos recettes

Selon la loi, une association est à but non lucratif ce qui veut dire qu’elle n’est pas censée faire des bénéfices. En effet, vous devez pouvoir équilibrer vos dépenses et vos recettes pour avoir une comptabilité qui soit fonctionnelle.

Le premier moyen de collecter de l’argent utilisé dans une association est l’adhésion. La loi ne précise pas d’obligation sur la mise en place d’une adhésion. Vous pouvez donc la rendre obligatoire ou non à tous vos inscrits pour avoir accès à vos activités.

Le second moyen pourrait être le coût de vos cours. Ce coût est premièrement adapté par rapport aux heures de cours, mais aussi par rapport aux coûts sur ce marché.

Le troisième pourrait être une collecte de dons pour soutenir l’association. Pour cela, il faudrait convaincre des personnes d’effectuer des dons sans contrepartie à votre association.

Il existe bien d’autres moyens comme l’organisation d’événements, la vente de produits dérivés, etc.

La recherche de visibilité : Comment attirer de nouveaux adhérents/élèves

Vous avez maintenant préparé votre saison comme il se doit, il est temps d’ouvrir les inscriptions. Pour arriver à couvrir vos dépenses prévisionnelles, vous allez devoir attirer des élèves/adhérents qui s’inscriront pour participer à vos différentes activités. Pour cela, il vous faut communiquer sur vos activités.

Pour vous faire connaître, vous pouvez utiliser plusieurs moyens différents :

• Des affiches ou prospectus à distribuer
• Les salons, événements qui sont en rapport avec votre activité
• Les mairies et autres
• Les journaux locaux
• Le web : un site web, le site web de la ville, la publicité sur les réseaux sociaux

Il est important à ce niveau de préciser que la mise en place d’un site internet est un bon moyen pour les associations de se faire connaître, cependant, cela demande une mise à jour régulière du site, car les pratiques évoluent rapidement et deviennent très vite obsolètes. À partir de ce moment, de nombreux risques apparaissent tels que le risque de se faire pirater et voler ses données.

La gestion de vos adhérents/élèves

La gestion des adhérents/élèves commence dès l’inscription de ceux-ci par le stockage et le traitement de leurs données parmi lesquelles les informations fournies à l’inscription, les modalités de paiement, etc.

Nous le savons, le traitement des informations si vous avez un nombre important d’adhérents/élèves peut être vraiment fastidieux. En effet, traiter plus de 50 dossiers d’élèves prend du temps, beaucoup de temps.

Il est important de comprendre que tant que l’association n’a pas un nombre très élevé d’élèves, elle arrive quasi parfaitement à gérer ses inscriptions. Cependant, au-delà de cette limite, les associations rencontrent de nombreuses difficultés.

Dans le but de réduire la quantité de travail que vous avez, des logiciels qui vous accompagnent dans la gestion des membres de votre association ont été créés. Vous en trouverez un nombre incalculable en faisant une recherche sur Google.

Parmi eux, vous trouverez Vivarto qui est un logiciel de gestion des associations en ligne plus précisément de gestion des inscriptions / adhérents. Pas besoin de vous le dire, nous sommes qualifiés pour vous accompagner.

Lorsque la période des inscriptions est passée, vous devez faire un suivi de vos inscrits, les informer des changements de programme, suivre les paiements, etc.

La gestion financière

En tant qu’association, la loi exige que vous teniez une comptabilité selon les normes du plan comptable. Il s’agit donc de suivre quotidiennement chaque entrée et sortie d’argent.

Il existe plusieurs solutions pour tenir votre comptabilité, ce sont :

• Travailler avec un expert-comptable : l’avantage est que vous êtes sûre d’avoir une comptabilité juste et équilibrée, gérée par un professionnel. Cependant, cette solution coute cher.
• Utiliser un logiciel comptable : Sur internet, il existe de nombreux logiciel comptable en ligne à des coûts plus ou moins abordables. Faites une recherche Google, renseignez-vous, testez les solutions existantes et vous trouverez.
• Tenir un cahier de recettes et dépenses : la loi le tolère pour les très petites associations n’ayant pas de grandes dépenses.

Quelques astuces pour optimiser vos entrées et sorties d’argent

Pour les entrées d’argent, nous vous conseillons de privilégier les paiements en ligne (prélèvement/CB) et les paiements par carte bancaire sur TPE qui vous permettront de faciliter et simplifier les rentrées d’argent. Vous pourrez ainsi suivre plus facilement les paiements de vos élèves en programmant les prélèvements. Vous pouvez aussi privilégier les paiements en 1, 2 ou 3 modalités qui vous permettent d’avoir rapidement de la liquidité.

En ce qui concerne les sorties d’argent, nous vous encourageons vivement à privilégier les paiements par virement et par carte bancaire qui permettent de suivre de manière claire et précise vos différentes dépenses.

Que ce soit pour les entrées comme pour les sorties d’argent, nous vous recommandons de garder des traces en émettant des factures ou en demandant à être facturé.